Legal y cumplimiento
Política de tratamiento de datos personales
Conforme a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
El presente documento establece las políticas de tratamiento de datos personales de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y en él se describen los mecanismos por medio de los cuales E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados en sus bases de datos, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de hábeas data.
Definiciones
- Autorización
- Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Base de datos
- Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Dato personal
- Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Encargado
- Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Responsable
- Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Titular
- Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Tratamiento
- Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Principios del tratamiento
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Principio de legalidad
El tratamiento de datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
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Principio de finalidad
El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
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Principio de libertad
El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán obtenerse ni divulgarse sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
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Principio de veracidad o calidad
La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
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Principio de transparencia
En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o del encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
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Principio de acceso y circulación restringida
El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.
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Principio de seguridad
La información sujeta a tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
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Principio de confidencialidad
Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con la actividad de tratamiento.
Contenido de las bases de datos
En las bases de datos de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. se almacena información general como nombre completo, número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). Adicionalmente se incluye información sobre la historia laboral y académica, registro fotográfico, conformación del grupo familiar, datos biométricos, e información registrada en bases de datos públicas y en centrales de riesgo.
Tratamiento
La información que consta en las bases de datos de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. es sometida a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas.
La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a terceros de los cuales el titular haya dado su autorización (como lo sean las empresas que contrataron la realización del estudio de seguridad) y únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En cumplimiento de deberes legales, E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.
E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.
Finalidad
La información recolectada por E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. tiene como propósito la generación de un informe en el cual se describan los aspectos recolectados durante la realización del estudio de seguridad y el cual será entregado al cliente que contrate el servicio. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.
Derechos de los titulares
De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a E&M Desarrollo Corporativo o a los encargados.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
Obligaciones de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S.
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de la ley, en especial para la atención de consultas y reclamos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Persona o área responsable
Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a la cuenta de correo servicios@eymdesaco.com .
Procedimiento de presentación y respuesta a consultas, quejas y reclamos
Los reclamos deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico, de acuerdo con la información contenida en este documento, y deberán contener, al menos, la siguiente información: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentación que se quiera presentar como prueba.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "En trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Vigencia
Las bases de datos administradas por E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras desarrolle su objeto, y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, particularmente laboral y contable, pero los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. o una obligación contenida en un contrato entre E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. y el titular. E&M Desarrollo Corporativo S.A.S. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la ley.
